close
出國拜訪客人須知
如何規劃出差行程，快樂出發，滿載而歸！
AYA 的部落格開張五年了，這幾天突然發現我好像漏掉了一個重要的主題，一直沒有提及，那就是 ~ 『出國拜訪客人須知』，這可是貿易的靈魂呀，我居然給忘了。剛好 AYA 最近才出國拜訪客人回來，打鐵趁熱，趕緊把記憶猶新的重點好好為大家整理一番吧！
當然如果你是經常出差的老鳥，以下這些就當做是出國前的行程檢視及備忘提醒。如果你是初上戰場的新手或助理，那就當做教戰手冊囉！
出國拜訪客人，除非是突發事件，不然一定會有一段醞釀籌備期，也會有很多資料和樣品需要準備的，行程也必須事先安排規劃。例如：要拜訪哪幾家公司，如果在不同城市，該如何安排順序，行程大約需要幾天，當地交通與住宿是否有人代為處理，要帶什麼伴手禮，是否要避開週末或假日甚至是回教齋戒月 ( 像今年的回教齋戒月就是 8 月10 日到 9 月10 日；印尼過年的假期為
一、行前準備：
行程安排：先一一聯絡希望拜訪的客人，確定每位客戶方便前往拜訪的日期與時間之後，再依照客戶所在地，安排拜訪的順序與時間。每家公司可依關係與議題的重要性，決定停留的時間以及是否一起用餐。
國外通常幅員較遼闊，有時一個地區一天只能拜訪一至兩家，所以如果同一地區附近有其他行程可一起完成的，不妨順便安插，例如到當地的集散市場或連鎖賣場去參觀一下，看看哪些是當地暢銷的品牌與其終端售價。
住宿安排：可以請代理或是主要客人代為預訂合適的飯店，最好是在客人公司附近或是交通便利之處，或是鄰近有方便用餐及購物的地方。你可以把預估的飯店價位以及需求先告訴對方，以免訂到價位太高或不理想的住處。
攜帶物品：
公務物品：名片、目錄、樣品、說明書、證書（如專利或 ISO）、材質證明、檢驗報告、測試報告、報價單、合約書、相關文件、客戶資料、拜訪行程表、禮物。
私人物品：護照、簽證、機票（或訂位紀錄）、外幣、信用卡、筆電、手機、電池、充電器、插頭轉換器、計算機、筆記本、記帳冊、筆、相機、常備藥品、衛浴用品、保養品、小包衛生紙、濕巾、服裝、鞋襪、帽子、太陽眼鏡。除了可上鎖的行李箱及拜訪客人的公事包之外，也可多帶一個摺疊式的袋子備用。
另外，要事先詢問客人當地的氣候與氣溫，分別準備適合正式會談以及搭機的衣物，尤其要隨身帶件外套，以防室內室外溫差驟變而感冒。
重要的東西要隨身攜帶，不要託運，尤其是會談記錄，AYA 曾經看到有人在回程時，把記錄會談內容的筆記本和參展蒐集的名片本放在託運行李箱裡面，結果全都不見了，當場急得大哭，這確實是很嚴重的疏忽和損失。
還有，禮物也要事先用心準備，根據對方的重要性以及往來程度和喜好來決定送什麼禮。禮物不一定要高價位，而是要送到對方的心坎裡，詳情可以參閱 AYA 部落格文章，2009 年 10 月 8 日所發表之『送禮學問大』一文。
事先獲得授權：針對拜訪的目的與探討的主題，以及上級希望達成的任務目標，出訪者應事先與公司老闆或主管研議，並獲得充分的授權，至少也要有基本的決定權或知道底限在哪哩，看可以談到什麼樣的程度，做什麼樣的回應，總不能什麼都說要回去請示上級，這樣就枉費專程跑一趟的用意了。當然有些問題確實不能當場就做決定，這時也要預先想好一些打太極拳的台詞，
如有合約須現場簽署，最好事先已經將研擬的內容分交雙方確認過，並得到主管授權後再正式簽約。如對方認為合約內容仍有疑慮必須修改，而你也無法立即確認的，則最好將修改內容保留，等主管同意之後再簽訂新約。
二、開始拜訪：
再次確認：抵達後先用 E-mail 或電話與客人確認當天或隔天之見面時間與地點。
會談重點：如係初次見面，可以先交換名片、致贈禮物、簡單的自我介紹（職位、負責的工作內容）並搭配目錄或 Power Point 及樣品，介紹公司歷史與產品特色及規格等，接著可以請對方介紹該公司概況，並準備一些問題提問，如有工廠或設備也可以參觀一下（參觀工廠可以等討論完議題之後再進行）。
如非第一次見面則可以先寒喧問候、送禮物、聊聊近況、有什麼新動向與計畫、交換市場資訊、對未來趨勢的評估、檢討最近交易狀況、品質與價錢方面有沒有問題。接著就進入重頭戲，傳達此行的目的、討論主題與重點、進而獲得預期的結論。如當場有問題必須馬上確認，但已超出你權限範圍的，也可以立刻打電話回公司請示。
會談的主要目的，除了爭取訂單以及市場資訊的蒐集之外，也要趁機了解客人的喜好與需要，例如他多久購買一次？購買的項目與規格是哪些？是否有特殊需求？是否價錢重於品質？價錢與品質的底限在哪裡？是否有特定的付款方式 ( 如遠期信用狀、D/P、D/A 或 O/A )？目前購買的貨源是否方便透露？貨源的優勢何在？並試探是否已與某些貨源有利益掛勾 ( 例如有特殊交情或有拿佣金回扣 )，所以不易切入？
在了解對方的同時，也要強調我方的優勢條件，讓客人產生信心與認同；或是找機會暗示我們的運作很有彈性，可以配合客人的要求，進而讓客人願意把我們列入主力供應商的名單中。當然最重要的是從訪談中找到有決定權或影響力的 Key Person 或對話窗口，了解他的屬性與作業模式，投其所好，以利於往後成交率的提升。
打聽及轉介：在確定對方不介意或是對方主動提及的狀況下，拜訪 A 客戶時，可以順便打聽 B 客戶或 C 客戶的狀況，因為同業的圈子很小，有時消息是很流通的。另外在利益不衝突的情況下，也可以問客人看看有沒有合適的人脈可以轉介，AYA 就曾經因為客人的熱心轉介而認識了兩家很不錯的大戶，還當場就下訂單呢！當然 AYA 也立即從售價中給予折扣作為介紹人的謝禮，真是皆大歡喜呀！
整理與回報：回飯店要立即整理當天會談重點與結論，如有須立即處理或回報公司的要馬上連絡；有新訂單的話，當然要趕緊開 P/I 請客人回簽囉！
餐敘：與客人一起用餐也是拜訪行程的重頭戲，很多訂單可能在杯觥交錯之間就定案了，彼此的情誼也可能在把酒言歡之際更進一步。所以重要的客人最好能保留時間一起用餐，尤其 VIP 級客戶一定要爭取共進晚餐，因為晚上的時間較充裕，氣氛也更輕鬆融洽，很多談判桌上不適合提及的話題，這時也有了明示或攤牌的空間。當然，我們有時無法預期客人是否願意或方便與我們一起用餐，因此不妨將拜訪時間訂在用餐前兩小時，例如上午 10 點或下午 4 點，而不要訂在上午 9 點或下午 2 點，這樣在談完主題之後，就可以順理成章的從會議桌移師到餐桌，繼續進行下一攤的交流了。
餐敘進行中要適時舉杯致意表達感謝，如客人頻頻敬酒，要注意自己的酒量，不要硬拼，量力而為或以果汁取代即可。如果非喝不可要注意先吃點東西墊胃，尤其不要混酒，例如威士忌混啤酒，很容易就嘔吐及宿醉。另外如果客人招待的地方是有 KTV 或舞池的夜總會，女性同胞們罩子要放亮一點，尤其妳若是現場唯一的女生，那就要先找好
費用紀錄：從出差的第一時間開始，就要準備一本記帳冊，將所有的支出立刻記錄下來，並將相關收據都匯集在一個信封袋裡，以便回國後可以詳列請款，避免遺漏。
私人時間：如果行程中剛好有一些餘暇空檔可以運用，行前可以先網路搜尋一下，或是請比較熟識的客人推薦當地適合短暫參觀的地點。依 AYA 的經驗，在時間有限的情況下，大多只能去傳統購物市集或是寺院古建築之類的地方。你可趁此機會走馬看花，買些有地方特色的禮物回來給老闆、主管或下屬，並與家人及親友分享。在外單獨行動時，最重要的是注意自身的安全，盡量避免經過危險地帶；還有購物時要懂得殺價，最好事先打聽當地的殺價行情，不要成為被敲竹槓的大肥羊。
三、回國後的聯繫與追蹤：
寫信致謝：結束拜訪行程回國之後，應儘快發函向客人一一致意，感謝此次的盛情接待，並表示經過這次的拜訪，雙方有更進一步的了解，未來的合作關係一定可更上一層樓。期待他的支持，並希望有機會再度拜訪，也歡迎他到台灣來。
回報與提醒：整理此次拜會的討論大綱，向客人回報我方的處理方式與進度，並提醒他在約定的期限之前，務必給予我方積極的回應。
報價與訂單之追蹤：如果需要報價或調整價格，或是寄樣品及打樣確認的，都要馬上處理；或是任何有助於爭取訂單的配套措施，在跟主管討論確定後，都可再次提出，以促成訂單之成交。如已在會談中確認的訂單，此時也要催促客人開狀或預付訂金，以便安排生產及船期。
得失檢討：向主管彙報此行的收穫，對當地市場的了解，對未來走勢的分析，整理此行與每家客戶討論的大綱與達成的績效，並回報後續追蹤的結果。每次出訪回來，都應檢討利弊得失，檢視此行的成果並規劃未來努力的方向。
呼 …... 沒想到整理起來，居然有這麼多的眉眉角角，難怪出去一趟回來，總有元氣大傷的感覺，不過只要有帶訂單回來，再怎麼辛苦都是值得的啦！雖然 AYA 有幾次難過的出差經驗，例如曾經在伊朗半夜流鼻血不止、在馬來西亞的飯店浴室裡摔了一大跤扭傷了腰、在韓國發高燒一直發抖還是要硬撐著開完會、在飛機上喝了一杯紅酒突然心悸冒冷汗差點休克、在寮國越南邊境山區坐吉普車好幾小時繞山路繞到吐、在曼谷機場等轉機從半夜12 點在大廳一直坐到凌晨 6 點，差點沒坐斷我的老骨頭、過農曆年在日本機場等排候補機位，在機場睡了兩夜加上天亮狂奔到櫃檯排隊，終於擠上了飛機 ….. 天呀！我到底是怎麼熬過來的？但是不可否認的，還是有許多美好的出差經驗是讓 AYA 會繼續期待著下一次商旅的動力，希望透過 AYA 的分享，你也可以 enjoy 每一趟的出差之旅，並從中擴展視野與人脈，開拓成功的事業版圖。
最後，今天是 AYA 的兒子宥廷 25 歲的生日，謹以這篇分享 AYA 出差奮鬥經驗的文章送給他（雖然他不識字），因為是他讓我有不斷前進的勇氣與毅力。宥廷，你是媽咪永遠的乖寶貝！媽咪愛你喔！讓我們一起加油！
離婚證人 、台北離婚證人 、新竹離婚證人 、彰化離婚證人 、高雄離婚見證人
遺囑見證人 、結婚證人
全站熱搜
留言列表
